Introdução
Através do balancete, é possível que os gestores possam acompanhar a evolução de receita e despesas de sua empresa em um determinado período. Além disso, permite a constatação a respeito das margens de lucro, além de ser muito usado, também, para o cumprimento de metas financeiras.
Parametrização
Antes de utilizar o Balancete no SysPDV é necessário habilitar o uso do plano de contas ativando o parâmetro 112 - Habilita movimentação na rotina: Sistema > Parâmetro > SysPDV Server.
O plano de contas gera um relatório de Balancete que permite à gestão financeira e executiva analisar a previsão de receitas e despesas e sua consolidação.
Pré-requisitos
A seguir, vamos apresentar todos os pré-requisitos necessários para o uso do balancete no SysPDV.
2. Cadastrar tipo de documento
3. Cadastrar agentes.
4. Cadastrar conta corrente.
5. Adicionar o plano de contas na finalizadora
6. Relacionar o plano de contas no cadastro próprio
7. Cadastrar Clientes (Administradoras).
8. Cadastrar Administradoras e adicionar o plano de contas
9. Movimentação de contas a pagar
10. Movimentação de contas a receber
Veja a seguir o detalhamento dos pré-requisitos:
1. Importar plano de contas
A Casa Magalhães possui um arquivo com cadastros básicos de plano de contas pronto para ser importado para sua base ,veja abaixo o modelo:
Para solicitar o arquivo do plano de contas entre em contato com nosso atendimento ao cliente através do número (85) 3033-8400.
Ao ter o arquivo em mãos, salve-o no caminho C:\Syspdv\xml. Para importar o arquivo, vá até o menu Utilitários > Importação > XML. Em seguida, a tela de importação será aberta.
Verifique o diretório que está sendo apontado, pois será onde o sistema vai buscar o arquivo PLANO_CONTA.XML. Caso não esteja correto, basta clicar no botão no canto inferior direito para localizar o arquivo.
Deixe marcado apenas o tipo 33 - Plano de Contas e clique em OK-F9. Após a conclusão, o sistema irá exibir a mensagem de Fim da importação. Basta clicar no botão ok e , em seguida, em Sair-F8.
Para listar os planos importados, acesse o menu Relatório > Financeiro > Plano de contas > Listagem. Será exibida a tela para filtrar o plano a ser listado.
Para exibir todos, deixe como está e clique em Exibir-F7.
2. Cadastrar tipo de documento
Identifica o documento que efetiva a transação financeira, exemplos: Boletos, Fatura, DAE, Promissória, cheque, etc
Para cadastrar o Tipo Documento clique em: Financeiro > Tipo Documento
1. Clique em incluir F5,
2. digite o nome do tipo de documento e
3. clique em Gravar-F9
3. Cadastrar agentes
O Agente Financeiro ou Instituição Financeira são os bancos, ou seja, é o intermediador financeiro que será relacionado tanto nas contas a pagar quanto nas contas a receber, serve também como filtro nos relatórios do financeiro e no cadastro de finalizadoras. Então, deverão ser cadastradas as agências bancárias que a empresa trabalha.
Para realizar o cadastro de agente, siga os passos a seguir:
Acesse o menu Financeiro > Agente e clique no botão Incluir-F5. O sistema irá solicitar a confirmação da inclusão de um novo agente e para isso, basta confirmar no botão Sim.
Na tela do cadastro, informe os dados da agência bancária.
Para concluir, clique em Gravar-F9. O sistema irá solicitar a confirmação das informações. Pressione Sim para confirmar.
4. Cadastrar conta corrente
Essa é uma informação obrigatória, pois no momento que os registros de cartões forem liquidados os valores serão lançados em conta corrente, alimentado o balancete e o extrato bancário.
Em Financeiro > Tesouraria > Conta corrente clique em Incluir-F5. Informe uma descrição que melhor identifica a conta corrente, selecione o tipo da conta como Bancária, informe os números da agência, conta e o agente financeiro. Clique em Gravar-F9 para finalizar.
5. Adicionar o plano de contas na finalizadora
Finalizadoras são os meios disponibilizados pela empresa e escolhidos pelo cliente para pagar por um produto ou serviço. A rotina de cadastro de finalizadora é destinada a manter informações sobre todas as formas de pagamento aceitas pela empresa, para finalizar as transações, como: Dinheiro, cheque, cartão, carnê etc.
Para adicionar o plano de contas na finalizadora, acesse o menu Cadastro > Caixa > Finalizadora > Finalizadora.
Em seguida, clique no botão Alterar-F7, no campo Plano Contas adicione o plano de contas que irá utilizar na finalizadora e clique em Gravar-F9.
6. Relacionar o plano de contas no cadastro próprio
Acesse a rotina Cadastro > Próprio e adicione os planos de contas de juros, multas e desconto para recebimento e pagamento e as quebras e sobra da tesouraria.
7. Cadastrar Clientes (Administradoras)
É necessário efetuar o cadastro das entidades Administradoras (adquirentes) de cartões como clientes, assumindo no SysPDV o papel de devedor. Ele será vinculado com o cadastro de administradora. O CNPJ deste cadastro deve pertencer a empresa que você está cadastrando.
8. Cadastrar Administradoras e adicionar o plano de contas
A administradora (adquirente) é uma empresa responsável por realizar as transações, gerenciar e depositar os valores nas contas bancárias da empresa. Esta opção de Cadastro de administradora é exclusiva para a rotina de controle de cartões e não deve ser confundida com o cadastro de clientes, pois este cadastro é o que de fato será vinculado com as finalizadoras e suas respectivas taxas.
No menu Cadastro > Caixa > Finalizadora > Cartão > Administradora realizamos o cadastro da administradora de cartões.
O plano de contas será importante para analisar os valores de “receita”, “taxas” e “antecipações” em separado. Por isso é importante criar um para cada uma destas situações.
9. Movimentação de contas a pagar
Para realizar a movimentação de contas a pagar no SysPDV é preciso adotar como boa prática o processo a seguir:
1. Cadastre manualmente as despesas ou contas a pagar da empresa ou dê entrada nas duplicatas dos fornecedores.
2. Acompanhe os vencimentos por meio dos relatórios Contas a Pagar.
3. Efetue os pagamentos respeitando os respectivos vencimentos.
4. Realize a liquidação ou a exclusão do pagamento.
Importante: Para lançar o contas a pagar é preciso ter os seguintes pré-requisitos cadastrados:
• Habilitar e importar o Plano de Contas;
• Cadastrar o Agente;
• Cadastrar o Fornecedor;
• Cadastrar a Finalizadora
• Cadastrar o Tipo Documento.
• Cadastrar o Conta Corrente
• Cadastrar a Operação
10. Movimentação de contas a receber
Para realizar a movimentação de contas a receber no SysPDV é preciso adotar como boa prática o processo a seguir:
1. Cadastre manualmente as contas a receber ou registre as compras dos clientes no cupom PDV ou na NFE no SysPDV Server.
2. Acompanhe os vencimentos dos títulos a vencer, utilizando o Relatório de Contas a Receber.
3. Efetive o recebimento de títulos. Realize a cobrança de títulos atrasados.
4. Realize a liquidação ou a conversão dos Títulos. Realize a cobrança de títulos atrasados.
Importante: Para lançar o contas a receber é preciso ter os seguintes pré-requisitos cadastrados:
• Habilitar e importar o Plano de Contas;
• Cadastrar o Agente;
• Cadastrar o Cliente;
• Cadastrar a Finalizadora
• Cadastrar o Tipo Documento.
• Cadastrar o Conta Corrente
• Cadastrar a Operação
Relatório de Balancete
Após cadastrar todos os pré-requisitos, realizar as movimentações de contas a pagar e receber, e concluir o fechamento de caixa na tesouraria, acesse a rotina Relatórios > Financeiro > Plano de Contas > Balancete para acompanhar o balancete da sua empresa.
As opções de filtro deste relatório são:
• Nível - Permite filtrar o nível do Plano de Contas que deseja exibir.
• Período - Define o período de lançamento do plano de contas.
• Balancete - São formas de visualização do balancete. Sintético: exibe apenas os planos de conta sintético com total contabilizado. Analítico exibe os planos de conta sintético com total contabilizado e seus respectivos analíticos discriminando o valor, a data do tipo (Lançamento, Pagamento, Vencimento e Emissão) e o histórico (Detalhamento). Consolidado informa a data do tipo selecionado e não informa o histórico.
• Tipo - Possibilita exibir apenas plano de contas que foram Lançados, Pagos, Emitidos ou que estão Vencidos de acordo com o período definido.
Após preencher os filtros clique no botão Exibir-F7 e visualize o balancete de sua empresa como mostra a imagem abaixo:
Conclusão
Agora que você já conhece a rotina de balancete no SysPDV, você está pronto para colocar esse conhecimento em prática.