Conceituando a rotina

Um dos principais objetivos dos varejistas é aumentar suas vendas por meio da fidelização de clientes, garantindo a continuidade do negócio. Uma boa maneira de fazer isso é por meio do convênio.

Você pode estabelecer convênios com empresas para permitir aos seus funcionários efetuarem compras para pagamentos posteriores feito pela própria empresa conveniada, onde ela será responsável por descontar na folha de pagamento dos seus colaboradores.

Pré-Requisitos

Cadastro de clientes

Cadastro de espécie de documentos

Cadastro de forma de pagamento

Configuração dos Parâmetros PDV

Contratar o módulo com a equipe comercial

Fluxo da rotina

Configurando os requisitos

Passo 1 - Cadastro de clientes

Em Pessoa > Gestão de clientes > Cliente, realize o cadastro da empresa conveniada e de todos os colaboradores da empresa como cliente.

Passo 2 - Cadastro de espécie

Acesse o módulo Financeiro > Cadastro > Espécie de documento.

Realize a inclusão da espécie com tipo de documento “convênio” e selecione a opção de “Controle de limite de crédito”.

Passo 3 - Cadastro de forma de pagamento

Acesse o módulo Financeiro > Cadastro > Forma de pagamento.

Realize a inclusão da forma de pagamento que será utilizada nas vendas conveniadas.

Passo 4 - Parâmetros PDV - Aba Cliente

Em Administrativo > Frente de loja > Parâmetros do frente de loja, selecione a loja desejada e clique na aba Cliente.

No parâmetro 18, indique que o controle e a consulta do cadastro de cliente serão realizados pelo varejofacil.

Passo 5 - Parâmetros PDV - Aba varejofacil

Em Administrativo > Frente de loja > Parâmetros do frente de loja, selecione a loja desejada e clique na aba varejofacil.

Preencha o campo URL com o link de acesso do varejofacil e ative o serviço autorizador.

Caminho da rotina

A rotina fica situada em Financeiro > Contas a receber > Convênio.

Conhecendo a rotina

1. Cliente: filtro utilizado para consultar os clientes conveniados;
2. Pesquisar: botão utilizar para realizar consultas;
3. Incluir:  botão utilizar para incluir novos convênios;
4. Pendências: permite visualizar as pendências do convênio, por motivo de falha na comunicação do PDV.
5. Encerramento: botão utilizado para encerrar as faturas das empresas conveniadas;
6. Editar: permite editar um convênio existente;
7. Excluir: permite excluir um convênio existente;
8. Relatório parcial: permite visualizar um relatório parcial antes mesmo de encerrar a fatura;
9. Relatório de encerramento,permite visualizar todas as compras realizadas na fatura encerrada.
10. Titular do convênio: corresponde a empresa conveniada;
11.  Corte: corresponde a data de corte da fatura;
12. Limite de crédito: limite estabelecido para a empresa conveniada;
13. Situação: permite conferir se a empresa está liberada ou bloqueada para compras.

Configurando a rotina

Agora chegou o momento de configurar o convênio com a empresa parceira e seus colaboradores. Para isso, vá em Financeiro > Contas a receber > Convênio e clique em Incluir.

Na tela seguinte, preencha os dados de configuração do convênio.

1. Em cliente, selecione a empresa conveniada.
2. Informe a espécie de documento criada anteriormente para esse fim.
3. Indique a data de corte da fatura
4. Indique a data de vencimento da fatura
5. Indique o limite de crédito global que será distribuído entre os colaboradores da empresa conveniada. 
6. Selecione a situação do convênio como Liberado.
7. Informe se a reposição do limite vai ser feita no dia de corte ou somente no dia do pagamento.
8. Caso você selecione a reposição do limite de crédito somente após o pagamento da fatura, você tem a opção de bloquear o limite.

Em seguida, preencha os dados financeiros da Loja.

9. Informe a loja;

10. Informe o agente financeiro;

11. Informe a categoria financeira;

12. Preencha o centro de custo;

13. Clique em Adicionar para incluir os colaboradores conveniados.

Informe o código do cliente, a situação e o limite de crédito individual deste colaborador.

Repita esse procedimento para incluir todos os colaboradores, em seguida, clique em Gravar para finalizar a configuração.

Ao retornar para a tela inicial da rotina, você tem a opção de consultar os clientes individualmente, alterar ou excluir convênios, encerrar faturas, verificar pendências etc.

Encerrando uma fatura

Antes de encerrar a fatura, é comum retirar um relatório parcial para conferir as compras realizadas por todos os colaboradores da empresa conveniada. Para isso, acesse o módulo Financeiro > Contas a receber > Convênio. Pesquise pela empresa conveniada e clique em Relatório parcial.

Em seguida, será gerado o relatório contendo as despesas realizadas pelos colaboradores conveniados e seus respectivos limites de crédito.

Ao chegar no dia de encerramento da fatura, selecione a empresa conveniada e clique em Encerramento.

Em seguida, o sistema solicita que o usuário confirme o encerramento da fatura.

Após isso, a fatura será gerada conforme a data de vencimento acordada.

O próximo passo é imprimir o relatório de encerramento da fatura e entregar para a empresa conveniada. Para isso, clique em Relatório de encerramento.

Escolha o formato do relatório como resumido ou detalhado e clique em Gerar.

Pronto, agora é só imprimir e entregar para a empresa conveniada.

Liquidando uma fatura

Para realizar a liquidação de uma fatura do convênio, acesse o menu Financeiro > Contas a receber > Títulos a receber. Utilize os filtros de data de vencimento e cliente para localizar a fatura da empresa conveniada.

Clique em Liquidar para confirmar o recebimento.