Introdução
O contas a receber é uma importante parte da gestão financeira de uma empresa, representando as obrigações assumidas pelos clientes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, com relação aos produtos ou serviços oferecidos. Oferecer pagamentos a prazo pode ser uma estratégia atraente para conquistar novos clientes, mas também pode acarretar desafios relacionados a atrasos nos recebimentos.
Neste contexto, o sistema varejofacil surge como uma solução eficiente para ajudar a organizar e controlar os recebimentos, proporcionando maior eficiência nas programações e no controle de caixa.
Requisitos
Para utilizar o varejofacil e organizar suas contas a receber, alguns requisitos são necessários:
- Definição de juros e multas para os documentos gerados;
- Configuração do agente financeiro;
- Registro da conta corrente;
- Categorização financeira adequada;
- Cadastro de clientes;
- Cadastro das formas de pagamento para a geração e liquidação dos títulos no PDV (Ponto de Venda).
Conceituando a Rotina
Os títulos a receber podem ser gerados de diversas formas, sendo as principais:
- Inclusão Manual;
- Vendas no PDV com formas de pagamento que geram contas a receber;
- Emissão de notas fiscais com operações que geram o financeiro;
- Rotina de Convênio.
Conhecendo a Rotina
A rotina de contas a receber pode ser acessada através do menu Financeiro > Contas a Receber > Títulos a Receber.
Nessa tela, é possível realizar diversas consultas e operações relacionadas aos títulos a receber.
Os principais elementos presentes nesta tela são:
Status do Título: representa as situações possíveis para um título, como "Aberto", "Liquidado", "Renegociado", "Cancelado" e outros. É possível selecionar um ou mais status para realizar consultas mais específicas.
Ordem: permite ordenar os títulos de acordo com critérios como vencimento, emissão, liquidação, valor nominal, valor a pagar, loja ou cliente.
Tipo de Título: possibilita a pesquisa de títulos previstos (utilizados para projeções financeiras) ou títulos efetivos (gerados a partir de notas fiscais de venda ou de forma avulsa).
Filtros: permitem realizar consultas mais detalhadas utilizando datas (emissão, vencimento e pagamento), número do título, valor do título, loja, cliente, espécie de documento ou origem.
Pesquisar: serve para localizar títulos com base nos filtros e critérios selecionados.
Pendências: exibe as pendências de vendas ou de liquidação de títulos a receber efetuadas no PDV.
Incluir: permite realizar inclusões manuais de títulos a receber.
Inclusão de Títulos a Receber Manualmente
Para incluir um título a receber manualmente, siga os seguintes passos:
Acesse o módulo Financeiro > Contas a Receber > Títulos a Receber e clique em "Incluir".
Informe a loja, o cliente, a espécie de documento e o agente financeiro relacionados ao título.
Preencha os demais campos, como número de documento, data de emissão, valor do título, valor de desconto, valor de acréscimo, categorias financeiras e centros de custo.
Escolha a condição de pagamento: à vista, a prazo ou em parcelas, e informe os detalhes relevantes.
Clique em "Gerar títulos" para incluir os títulos com base nas informações fornecidas.
Por fim, clique em "Gravar" para confirmar a geração do título a receber.
Após a geração, o título se encontrará em situação "Aberto" na tela inicial.
Liquidação de Títulos a Receber
Para realizar a liquidação de um título a receber, é necessário que o mesmo esteja com a situação "Aberto" ou "Parcialmente Liquidado". Siga os passos abaixo:
Acesse o módulo Financeiro > Contas a Receber > Títulos a Receber e localize o título desejado. Clique em "Liquidar" para iniciar o processo de liquidação.
Confirme a data de pagamento.
Verifique os dados do título na tela seguinte e, se necessário, informe juros, multas, descontos ou acréscimos na coluna "Resumo". Clique em "Adicionar".
Informe a forma de pagamento, a conta corrente e o valor a ser pago.
É possível liquidar o título total ou parcialmente. Clique em "Confirmar" após preencher os dados corretamente.
O título assumirá a situação correspondente (Liquidado ou Parcialmente Liquidado).
Para finalizar a liquidação, clique em "Gravar". É possível imprimir o recibo de pagamento, caso necessário.
Estorno de Títulos a Receber
O estorno de títulos só é permitido para títulos com situação "Liquidado" ou "Parcialmente liquidado". Para estornar um título, siga os passos:
Acesse o módulo Financeiro > Contas a Receber > Títulos a Receber e localize o título a ser estornado. Clique em "Estornar".
Selecione o título, informe o motivo do estorno e clique em "Gravar".
O título retornará para a situação "Aberto".
Renegociação de Títulos a Receber
A renegociação de títulos só é permitida para títulos com a situação "Aberto". Esse recurso é útil quando um cliente possui um ou mais títulos em atraso ou caso o cliente queira fazer uma antecipação dos títulos em aberto. A renegociação permite que seja incluso valores de acréscimo ou descontos. Siga os passos:
Acesse o módulo Financeiro > Contas a Receber > Títulos a Receber e localize o título a ser renegociado. Clique em "Renegociar".
Informe o valor de acréscimo ou desconto que será aplicado no título e clique em "Confirmar".
Os campos Cliente, Valor nominal e Valor líquido serão preenchidos automaticamente, mas você deve preencher os demais conforme a negociação realizada com o cliente.
Clique em "Gravar" para efetivar a renegociação.
O título original assumirá a situação "Renegociado" e o novo título ficará "Aberto".
Cancelamento de Títulos a Receber
O cancelamento de títulos só é permitido para títulos com situação "Aberto". Ao cancelar um título, nenhuma ação poderá ser realizada em relação a ele. Para cancelar um título, siga os passos:
Acesse o módulo Financeiro > Contas a Receber > Títulos a Receber e localize o título a ser cancelado. Clique em "Cancelar".
O varejofacil retornará os dados do título para que você confirme.
Informe um motivo para o cancelamento e clique em "Confirmar".
O título assumirá a situação "Cancelado".
Geração de Títulos a Receber no PDV (Ponto de Venda)
Para gerar um título a receber no PDV, é necessário que os caixas estejam conectados à internet e alguns parâmetros sejam configurados. Siga os passos:
Acesse o módulo Administrativo > Frente de Loja > Parâmetros frente de loja.
Selecione a loja e, na aba Cliente, escolha a opção "Varejofacil" no parâmetro 18 para o controle do cliente.
Na aba varejofacil, ative a configuração do Webservice para que o PDV realize a consulta de clientes diretamente no varejofacil e a geração de títulos a receber.
No campo URL, preencha o link do seu varejofacil e ative o serviço autorizador, conforme a imagem acima. Em seguida, clique em Gravar para finalizar a configuração.
No cadastro da forma de pagamento/finalizadora do SysPDV Server que gerará os títulos a receber, marque a flag "Gera contas a receber".
Para os títulos serem gerados, efetue vendas no PDV utilizando a forma de pagamento configurada.
Venda no PDV com geração de títulos a receber
Nesse modelo, a venda ocorre normalmente, mas com a diferença de que, ao finalizar a transação, o sistema pede a identificação do cliente para que o título seja gerado corretamente.
O primeiro passo é realizar o lançamento dos itens da venda no SysPDV PDV, selecionando os produtos que o cliente deseja adquirir.
Após o lançamento dos itens, chega o momento de finalizar a venda utilizando a forma de pagamento que gera contas a receber. Selecione a forma de pagamento que gera Contas a Receber.
Neste momento, o sistema solicitará a identificação do cliente que receberá o título a prazo. Insira os dados do cliente, como código, garantir que o título seja gerado corretamente em nome do comprador.
Após finalizar a venda no SysPDV PDV com a forma de pagamento que gera contas a receber e identificar o cliente, o título é gerado automaticamente no Varejofacil. Esse processo garante que o cliente seja devidamente vinculado ao título e receberá todas as informações necessárias para realizar o pagamento.
No varejofacil, o título é gerado com o status de "Aberto". Isso significa que o valor do título está em aberto para pagamento, e o cliente poderá efetuar o pagamento na data de vencimento estabelecida.
Geração de Títulos a Partir da Nota Fiscal
Para gerar um título a receber a partir de uma nota fiscal de saída, é necessário ativar a geração do financeiro no cadastro de tipos de operação. O ideal é ter mais de uma operação cadastrada. Por exemplo, considere "Venda de mercadorias sem financeiro" e "Venda de mercadorias com financeiro". Dessa forma, você poderá emitir notas fiscais com ou sem o financeiro associado à nota.
Acesse o menu Fiscal > Cadastro > Tipos de Operação e selecione a opção "Gera financeiro" na operação desejada.
Escolha se o título gerado estará em aberto, liquidado ou não será gerado.
Em aberto: indica que o título a receber será gerado com a situação "aberto", permitindo que uma liquidação seja efetuada posteriormente.
Liquidado: indica que o título a receber será gerado com a situação "liquidado". Nesse caso, entende-se que o pagamento do título foi efetuado à vista ou de forma antecipada.
Não gerar: indica que o título a receber não será gerado.
Após configurar corretamente as operações de venda, acesse a rotina de emissão de nota fiscal de saída. Para isso, navegue até o módulo Venda > Emissão documento fiscal > Nota fiscal de saída.
Ao efetuar a saída da nota, escolha a operação "Gera financeiro" para que a geração automática do título de contas a receber seja ativada.
Na tela seguinte, verifique os dados da nota fiscal e, caso estejam corretos, clique em "Gravar" para efetivar a nota fiscal. Após gravar a nota fiscal de saída, você será redirecionado para a tela de contas a receber. Neste momento, serão exibidos alguns dados já preenchidos, como a loja, cliente, data de emissão, valor nominal e valor líquido. Complete os demais campos necessários para a criação do título de contas a receber.
Com todos os dados do título preenchidos corretamente, clique em "Gravar" para finalizar o processo. A nota fiscal será efetivada, e o título de contas a receber será gerado automaticamente.
Conclusão
A gestão das contas a receber é essencial para a saúde financeira de uma empresa, pois permite o controle dos recebimentos e contribui para a organização do caixa. O varejofacil oferece uma solução completa para facilitar a administração dessas contas, possibilitando a geração e liquidação dos títulos de forma eficiente e precisa. Com o correto uso do sistema e o acompanhamento constante dos recebimentos, sua empresa estará melhor preparada para enfrentar desafios e garantir o sucesso nos negócios.