Introdução

O processo de contas a pagar desempenha um papel essencial na gestão financeira de uma empresa. Trata-se do registro e acompanhamento de despesas programadas que impactam o fluxo de caixa e o balancete. Isso permite à empresa manter controle sobre os pagamentos a serem honrados em um determinado período. Os dados necessários para essa gestão são derivados de entradas de notas fiscais ou inclusões manuais.

Pré-Requisitos

Antes de prosseguir com o processo de contas a pagar, é fundamental que alguns elementos estejam cadastrados no sistema:

• Cadastro de Fornecedor: Registro dos fornecedores da empresa.
• Espécie de Documento: Definição dos tipos de documentos associados aos títulos.
• Agente Financeiro: Informações sobre as instituições financeiras envolvidas.
• Conta Corrente: Dados das contas bancárias utilizadas nos pagamentos.
• Categoria Financeira: Categorização das despesas para melhor organização.

Conhecendo a Rotina

Para acessar o contas a pagar, siga o seguinte caminho no varejofacil: Módulo Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a Pagar para explorar a rotina.

A tela inicial exibirá os títulos a pagar com diversas opções de consulta:

• Status do Título: Aberto, Liquidado, Parcialmente Liquidado, Renegociado, Cancelado, etc.
• Ordem: Define a ordenação dos títulos por critérios como vencimento, emissão, valor, etc.
• Tipo de Título: Previstos (projeções) ou Efetivos (gerados por notas fiscais ou ou incluídos manualmente).
• Filtros: Permite busca por datas, número de título, valor, loja, fornecedor, etc.
• Utilize a opção "Pesquisar" para localizar títulos específicos.
• "Importar Nota" permite a importação de notas de débito e notas fiscais de serviço, recurso que atualmente é utilizado exclusivamente pelo Grupo Boticário.
• "Incluir" possibilita a adição manual de títulos a pagar.
• A seção "Títulos" exibe os títulos de acordo com os filtros e pesquisas aplicados.

Inclusão Manual de Títulos a Pagar

Acesse o módulo Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a Pagar e clique em "Incluir".

Preencha os campos na tela seguinte:

• Loja, fornecedor, espécie de documento, agente financeiro.
• Número de documento do título (pode ser fictício para despesas fixas).
• Datas de emissão e competência do título.
• Juros e multas, se aplicáveis.
• Valor nominal, desconto, acréscimo.
• Categorias financeiras e centros de custo.
• Condição de pagamento: à vista, a prazo ou em parcelas.
• Tipo do título: efetivo ou previsto.
• Marque a flag “Criar uma conta para cada parcela” caso deseje criar uma conta separada para cada parcela gerada, desta forma será possível realizar edições no valor de uma parcela sem interferir nas demais.
• Clique em "Gerar Títulos" para incluir os títulos conforme as condições informadas.
• Finalize clicando em "Gravar".

Liquidação de Títulos a Pagar

Acesse o módulo Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a Pagar e localize o título desejado. O título deve estar com status "Aberto" ou "Parcialmente Liquidado". Clique em "Liquidar".

Confirme a data de pagamento.

Clique em adicionar

Insira informações de pagamento, conta corrente e valor.

Confirme a liquidação clicando em "Gravar".

O sistema pode oferecer a opção de imprimir comprovante de pagamento.

Estorno de Títulos a Pagar

Acesse o módulo Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a Pagar e localize o título. O título deve estar com status "Liquidado" ou "Parcial". Clique em "Estornar".

Informe o motivo e clique em "Gravar".

Após esse procedimento, o título será reaberto.

Renegociação de Títulos

A renegociação é realizada para situações como: antecipações de dívidas com os fornecedores ou negociações de dívidas atrasadas.

Para realizar a renegociação de títulos, acesse o módulo Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a Pagar e localize o título "Aberto". Clique em "Renegociar".

Defina acréscimo ou desconto e confirme.

Os dados principais serão mantidos, mas preencha novos detalhes conforme a renegociação.

Após gravar, o título original assume status "Renegociado".

Cancelamento de Títulos

Acesse o módulo Financeiro > Contas a Pagar > Títulos a Pagar e localize o título "Aberto". Clique em "Cancelar".

Confirme os dados do título

Em seguida, insira um motivo.

Clique em "Confirmar".

O título será cancelado e não poderá ser mais modificado.

Geração de Títulos a Partir de Nota Fiscal

Neste tópico, você aprenderá a ativar a funcionalidade de geração financeira em operações de compra utilizando notas fiscais. Essa configuração permite que você associe aspectos financeiros às suas operações de compra, facilitando o gerenciamento de pagamentos e liquidações futuras. 

Para a criação de títulos a pagar a partir de notas fiscais de entrada, é necessário ativar a funcionalidade de geração financeira no cadastro de tipos de operação. A abordagem ideal compreende a configuração de múltiplas operações, exemplificadas por "Compra de Mercadorias sem Componente Financeiro" e "Compra de Mercadorias com Componente Financeiro". Essa abordagem permitirá a inclusão de notas fiscais de compra com ou sem vínculo financeiro.

Acesse o módulo Fiscal > Cadastro > Tipos de Operação para configurar.

Ao cadastrar uma operação, na aba principal, localize a opção "Gera financeiro" e selecione uma das seguintes opções:

Na aba principal do cadastro de operação, na opção “Gera financeiro” você deverá indicar ao sistema se deve gerar financeiro em aberto, liquidado ou não gerar.

• "Em aberto": Isso indica que o título a pagar será gerado com a situação "aberto", permitindo a liquidação posterior.
• "Liquidado": Essa opção indica que o título a pagar será gerado com a situação "liquidado", pressupondo que o pagamento do título foi efetuado à vista ou antecipadamente.
• "Não gerar": Selecione essa opção para indicar que o título a pagar não será gerado para essa operação.

Com a configuração das operações concluída, acesse a rotina de entrada de notas fiscais através de Compra > Recebimento de Mercadoria > Nota Fiscal de Entrada.

No momento de lançar a nota fiscal, escolha a operação que foi configurada para "Gera financeiro".

Após preencher todos os detalhes da nota fiscal, clique em "Gravar" para finalizar o registro da nota.

A seguir, você será direcionado para a tela de contas a pagar, onde diversos campos já estarão preenchidos automaticamente, tais como Loja, Fornecedor, Documento, Data de Emissão, Data de Competência, Valor Nominal e Valor Líquido. Complete os demais campos necessários para o título a ser gerado e clique novamente em "Gravar".

Ao realizar essas etapas, a nota fiscal será efetivamente registrada e o título associado à operação de compra será gerado conforme a configuração feita anteriormente.

Conclusão

O processo de contas a pagar é crucial para manter o controle financeiro da empresa, garantindo que os compromissos sejam cumpridos e otimizando a gestão do fluxo de caixa. Através desses procedimentos, a empresa pode administrar títulos em diversas situações, desde a inclusão manual até a geração a partir de notas fiscais. É importante observar que cada ação realizada possui consequências específicas para o status e a situação do título.