Introdução

A conciliação de cartões é um processo crucial para garantir a concordância entre o controle das vendas realizadas com cartões e os valores repassados pelas operadoras. Ao conduzir esse controle de maneira eficiente, você estabelece bases sólidas para uma gestão financeira otimizada.

Dado o considerável volume de informações envolvido, é altamente recomendável contar com o auxílio da tecnologia para automatizar essa tarefa e identificar possíveis disparidades precisamente.

A abordagem semiautomática de conciliação é facilitada por meio da integração direta com o sistema de ponto de venda (PDV), especialmente quando o PDV está equipado com uma solução TEF (Transferência Eletrônica de Fundos).

Pré-requisitos

• Habilitar o controle de cartões no cadastro da Loja
• Cadastrar Formas de pagamentos
• Cadastrar Conta-corrente
• Cadastrar Redes Adquirentes
• Cadastrar Bandeiras adicionais
• Cadastrar Taxas de cobranças das operadoras

Habilitando o controle de cartões na Loja

Em Pessoa > Cadastro > Loja selecione a loja que deseja configurar. Clique na aba Softwares de Terceiros e marque a opção Controla Cartão, e clique em Gravar para finalizar.

Cadastrando as Formas de pagamentos

Em Financeiro > Cadastro > Forma de pagamento, clique em Incluir, informe a descrição, selecione a Categoria financeira para as receitas de cartão, marque as opções: “Controle de Cartão”, “Emite comprovantes vinculados” e clique em Gravar.

Cadastrando as Contas correntes

Essa é uma informação obrigatória, pois no momento que os registros de cartões forem liquidados os valores serão lançados em conta-corrente, alimentado o balancete e o extrato bancário.

Em Financeiro > Cadastro > Conta-corrente clique em Incluir. Informe uma descrição que melhor identifica a conta corrente, selecione o tipo da conta como Bancária, informe a loja, o agente financeiro e os números da  agência e conta. Clique em Gravar para finalizar.

Cadastrando as Redes Adquirentes

No varejofacil já existem as principais redes que operam no Brasil, mas caso seja necessário cadastrar outra rede, acesse o módulo módulo Financeiro > Gestão de cartões > Rede adquirente e clique em Incluir.

Na aba Principal informe os dados cadastrais, aqueles que contém asterisco vermelho são campos obrigatórios. 

Em seguida, na aba Complemento, preencha os campos de Código Sitef e aponte as categorias financeiras para os campos Receita, Taxa padrão e Taxa antecipação.

Finalize clicando em Gravar.

Cadastrando as Bandeiras

O varejofacil já traz cadastrado as principais bandeiras de cartões, sendo necessário apenas incluir bandeiras adicionais que você trabalhe no seu estabelecimento.

Acesse o módulo Financeiro > Gestão de cartões > Bandeiras. Clique em Incluir para iniciar. Informe o Código Sitef e a descrição da bandeira. Caso você não saiba o código Sitef correspondente a bandeira que está sendo cadastrada entre em contato com nosso suporte de atendimento ao cliente. Os códigos Bin’s são opcionais, esse código é o número de identificação do emissor do cartão.

Após concluir o cadastro, clique em Gravar.

Cadastrando as Taxas

No módulo Financeiro > Gestão de cartões > Taxas. Clique em Incluir para iniciar. Selecione a bandeira, a modalidade e clique em Adicionar. 

Informe os dados da Loja, Rede adquirente e Conta-corrente.

Atenção! Para as modalidades de Débito, Crédito à vista e Voucher não será possível editar os campos de Parcela inicial e final já que não existe intervalo entre as parcelas, pois não existe parcelamento da venda. 

Para a modalidade de vendas parceladas informe o intervalo de parcelas e o Prazo em dias do recebimento dos valores, que deverá ser preenchido de acordo com seu contrato com as redes adquirentes.

Finalize o cadastro clicando em Adicionar.

Após adicionar as taxas para cada uma das lojas e rede adquirentes cadastradas, clique em GRAVAR.

Realizando a Conciliação Semi Automática

O controle de cartões semi automático funciona quando você tem na sua loja uma solução TEF homologada para integração entre a frente de loja e o varejofacil. 

Neste cenário as transações finalizadas via TEF subirão automaticamente para a rotina de controle de cartões. Sendo necessário realizar apenas a conciliação e a liquidação dos recebíveis.

Atenção! O TEF homologado pela Casa Magalhães é o SITEF da Software Express. Caso sua loja utilize outro TEF será necessário verificar com nosso suporte técnico se o mesmo está homologado.

No módulo Financeiro > Gestão de cartões > Conciliação informe a Loja, a Data e clique em Pesquisar. 

Todas as transações que tiverem sido finalizadas no PDV nas formas de pagamento, cartão de crédito e débito (TEF) aparecerão como Pendente de Conciliação ou caso estejam com alguma pendência de validação ficarão Inconsistentes.

Resolvendo as Inconsistências

Na página principal da conciliação de cartões, o botão "Inconsistências" será apresentado sempre que houver inconsistências detectadas nas transações com cartão.

Inconsistências de cartão surgirão quando houver pendências de cadastro em relação a bandeiras, taxas, redes adquirentes ou formas de pagamento. Para identificar essas inconsistências, simplesmente clique no botão "Inconsistências" e, se necessário, aplique filtros para refinamento. Para corrigir as inconsistências basta selecionar o registro e clicar em Resolver Inconsistência. 

Será aberta uma tela para preencher os dados referente ao tipo de inconsistência. Você terá a opção de vincular as taxas, bandeiras ou rede adquirentes já existentes ou realizar o cadastro e salvar, tornando a inconsistência resolvida!

Conciliando os registros 

Na tela de conciliação selecione todos os registros que deseja conciliar e clique em Conciliar Manual. 

Os registros ficarão Conciliados.

Uma vez conciliada, você passará para o menu de Gerenciamento para realizar as baixas desses recebíveis. Acesse o módulo Financeiro > Gestão de cartões > Gerenciamento, informe a Loja, utilize os filtros desejados e clique em Pesquisar. 

Nesta tela será possível realizar Antecipação, Liquidação, Estorno ou Cancelamento dos títulos.

Para realizar qualquer uma destas ações basta selecionar o título e clicar no respectivo botão. Em seguida, o título será alterado o status para liquidado, antecipado, estornado ou cancelado.

Conclusão

Em suma, a conciliação de cartões transcende a simples verificação de números; ela é a âncora da integridade financeira. Ao adotar tecnologias que agilizam e aprimoram esse processo, como a integração com sistemas de ponto de venda e soluções TEF, as empresas podem não apenas garantir a precisão dos registros, mas também liberar recursos preciosos para focar em estratégias de crescimento. Uma conciliação bem executada não é apenas uma salvaguarda contra discrepâncias, mas sim um trampolim para uma gestão financeira mais sólida e informada, capacitando o negócio a prosperar em um cenário competitivo e dinâmico.