Introdução

Por meio da rotina de conciliação de conta corrente é possível conferir as movimentações financeiras que foram realizadas nas contas correntes cadastradas no varejofacil. A conciliação pode ser feita de duas formas:

1.  Conciliação manual, para as contas do tipo “caixa”

2. Conciliação automática, para as contas do tipo “bancária”. Neste cenário, o varejofacil permite que você importe o extrato de conta corrente da sua conta corrente real, gerado no internet banking.

Pré-requisitos

• Cadastro de agente

• Cadastro de conta corrente

• Possuir movimentações financeiras registradas nas contas correntes cadastradas no varejofacil. Por exemplo: contas a pagar, contas a receber, conciliação de sangrias, lançamentos, transferências e etc.

Conhecendo a rotina

Para conhecer a rotina, acesse o módulo Financeiro > Tesouraria > Conciliação de conta corrente.

Tela inicial da rotina

Neste agrupamento do lado direito da tela são retornadas todas as contas cadastradas, juntamente com saldo conciliado e não conciliado de cada uma delas. As contas correntes de cada loja, aparecem de acordo com as permissões de acesso do usuário que se encontra logado. Outro ponto importante de comentar é que as contas do tipo “caixa” ficam com esse ícone de moedas ao lado do nome da conta. Já as contas do tipo “bancária” ficam com a logo do próprio banco e ou instituição financeira.

O Calendário só fica disponível depois que o usuário selecionar alguma conta corrente, por meio dele é possível selecionar o período desejado para realizar a conciliação. 

O Botão “Importar OFX” serve para importar os arquivos gerados no banco, sem a necessidade de marcar a conta corrente, ou seja, é possível selecionar vários arquivos e importar todos de uma vez.

Após selecionar uma conta o calendário fica disponível e então surge mais um botão na tela. Confira!

O botão “Conciliar” direciona o usuário para área de conciliação, onde pode-se observar os lançamentos conciliados automaticamente e os que precisam de conciliação manual, além de outras ações que detalharemos mais adiante.

Conciliação manual

Neste tipo de conciliação, toda a conferência é realizada manualmente, verificando os valores de lançamentos, transferências, fechamentos de caixa, sangrias etc. 

Para realizar uma conciliação manual, selecione a conta desejada, o período desejado e clique em Conciliar. Perceba que o calendário fica em um tom sombreado, indicando ao usuário o período inicial e final que foi selecionado.

Na tela seguinte, você verá várias informações importantes sobre as movimentações financeiras. Com detalhamento por lançamentos que estão pendentes de conciliação, “recebimento”, “pagamento” e o período que foi selecionado.

No agrupamento de “Lançamentos no varejofacil” é onde você confere as movimentações financeiras. Os valores em vermelho correspondem aos pagamentos e os valores em verde correspondem aos recebimentos.

Também é possível verificar o detalhamento dos lançamentos, para isso, selecione o lançamento desejado e clique nos três pontinhos. Em seguida, clique em “ver detalhes”.

O sistema retorna o detalhamento da movimentação financeira, confira:

Para retornar a tela de conciliação, clique no botão Voltar.

Para realizar as conciliações, selecione as movimentações e clique em Conciliar.

Informe a data da conciliação e clique em Selecionar.

Em seguida, os registros serão transferidos para o bloco inferior de lançamentos já conciliados.  Confira!

Caso seja conciliado alguma movimentação incorretamente, selecione o registro desejado e clique em “Desfazer”.

Em seguida, o sistema retorna uma mensagem para que você confirme a exclusão da conciliação.

Após confirmar, os registros voltarão para a área de conciliação com o status “pendente”.

Conciliação automática

Neste tipo de conciliação, o varejofacil confronta as informações do extrato bancário com as informações registradas no sistema, esse procedimento ocorre por meio da importação do arquivo OFX. 

Existem duas possibilidades de realizar a importação do arquivo OFX diretamente no varejofacil. Vou te explicar cada uma delas.

Importação do arquivo na rotina de manutenção OFX.

Essa rotina foi criada especificamente para realizar a importação do arquivo. Por meio dela, não é possível realizar as conciliações.

Confira um exemplo prático:

Uma empresa possui um gerente financeiro e um tesoureiro.

O tesoureiro não tem acesso às contas correntes físicas, ou seja, ele não pode baixar os arquivos OFX. Neste caso, o gerente financeiro pode baixar os arquivos e realizar a importação diretamente nessa rotina, enquanto o tesoureiro ficaria responsável apenas pelas conciliações.

Para conhecer a rotina, acesse  o módulo Financeiro > Tesouraria > Manutenção OFX.

Tela inicial

1. Lista de filtros que podem ser utilizados para localizar algum arquivo OFX.

2. Botão utilizado para adicionar novos arquivos OFX.

3. Lista de todos os arquivos que já foram importados.

Obs: Status não conciliado indica que pelo menos uma movimentação bancária não foi conciliada de forma automática. Já o status conciliado, indica que todos os registros foram conciliados automaticamente.

Importação do arquivo diretamente na rotina Conciliação Conta corrente.

Para realizar uma conciliação automática diretamente na rotina, acesse o módulo Financeiro > Tesouraria > Conciliação conta corrente e clique em Importar OFX.

Na tela seguinte, clique em +Adicionar arquivo OFX. 

Localize o(s) arquivo(s) em seu computador. 

Em seguida, clique em Concluir para finalizar a importação.

Um detalhe importante nessa tela, é que, se todos os registros financeiros localizados no extrato bancário estiverem de acordo com os registros lançados no varejofacil, automaticamente o sistema confronta essas informações e o arquivo assume o status de “conciliado”.

Caso o status fique “não conciliado” conforme a imagem acima, significa que pelo menos um registro não foi conciliado de forma automática.

Em seguida, após o arquivo ser processado, selecione a conta corrente e o período desejado e clique em Conciliar.

Na tela seguinte, você visualiza, ao lado esquerdo, todos os lançamentos importados do extrato e, ao lado direito, todos lançamentos no varejofacil.

Para que o varejofacil concilie os lançamentos automaticamente são considerados 3 critérios: Data, Valor e Número do documento.

Para conciliá-los, você deve arrastar o registro de um lado para o outro, “casando” um registro com outro. Confira!

Neste exemplo acima estou indicando ao sistema que o registro de transferência pix no valor de 190,00 do extrato corresponde ao registro de crédito em conta corrente no valor de 190,00 do varejofacil.

Após realizar esse procedimento, o sistema retornará um novo espaço de trabalho na tela, retornando os dois registros para que você confirme a conciliação.

Ao rolar a tela um pouco mais para baixo, existe um agrupamento de Lançamentos já conciliados. Nele, é possível localizar tudo que o sistema concilia de forma automática, assim como os registros que você conciliou manualmente. Veja a seguir.

Agora confira outros detalhes da conciliação. Perceba que na imagem a seguir ainda existem registros pendentes que foram importados no extrato, porém não existe mais movimentações no lado do varejofacil.

Neste tipo de cenário você tem duas soluções:

A primeira é criar esses lançamentos de contas a pagar, a receber, transferências e outros diretamente nas rotinas do varejofacil e depois retornar aqui na tela de conciliação e arrastá-los de um lado para outro realizando a conciliação.

A segunda solução é criar novos lançamentos dentro da própria tela de conciliação. Para isso, basta selecionar o registro desejado e arrastá-lo para essa opção de novo lançamento.

O sistema retornará um novo espaço de trabalho na tela para que você escolha o tipo de lançamento como novo ou transferência.

Preencha todos os campos referentes ao lançamento e, ao finalizar, clique em Conciliar.

Após isso, o lançamento ficará disponível no agrupamento de lançamentos já conciliados.

Outro ponto importante de comentar é que muitas vezes existem lançamentos no extrato de conta corrente que você pode querer ignorar nas suas conciliações de conta do varejofacil. 

Por exemplo: taxas bancárias e etc.

Quando ocorrer este tipo de cenário você pode ignorar esses lançamentos, para isso, selecione o lançamento e clique nos três pontinhos ao lado do registro e selecione a opção Ignorar lançamento.

Ao selecionar esta ação, você tem duas opções:

Ignorar o lançamento somente dentro desse lançamento, ou seja, desse extrato que está sendo conciliado ou ignorar esse tipo de lançamento sempre. Em seguida, escolha a opção desejada e clique em Salvar para confirmar.

Após ignorar um lançamento, ele ficará disponível no recurso itens ignorados. Confira.

Outra informação muito importante sobre ignorar lançamentos acontece no seguinte cenário:

• Exemplo 1: Quando o arquivo OFX é importado mais de uma vez no varejofacil ele pode duplicar os lançamentos como mostra exemplo abaixo:

Nesse caso a orientação é utilizar a rotina de ignorar lançamentos

• Exemplo 2: Quando dentro do próprio arquivo OFX ( O Arquivo OFX pode ser aberto com qualquer editor de texto para visualização de dados ) tem os lançamentos que parecem ser duplicados, mas na verdade foram duas movimentações bancárias realizadas como mostra imagem abaixo:

Nesse caso a orientação é NÃO utilizar a rotina de ignorar lançamentos

⚠️ Em caso de dúvidas quando o arquivo OFX apresenta valores iguais orientamos que entre em contato com o banco.

A qualquer momento, você pode clicar nessa opção e indicar ao sistema que o lançamento ignorado deve ficar disponível para conciliação. Para isso, selecione o lançamento desejado e clique em Mostrar lançamentos para confirmar.

Relatório

Para conferir as sangrias conciliadas vá em Financeiro > Relatórios > Extrato de conta corrente.

Utilize os filtros da rotina para facilitar sua análise e clique em Gerar.

Conclusão

Pronto, agora que já conhecemos como realizar o cadastro de produtos, que tal aproveitar e aplicar esses aprendizados no seu dia a dia?