Introdução
O uso dos cartões de crédito, débito, vales alimentação, refeição e outros vem se intensificando, facilitando a vida do lojista e a do cliente, e estimulando o comércio. Mas será que o empreendedor que recebe por meio de pagamentos diversos precisa conferir essas receitas?
A resposta é sim, para um controle financeiro eficiente, é preciso conferir se os valores repassados pelas operadoras estão de acordo com as vendas em cartões. Para isso, disponibilizamos a rotina conciliação dos cartões do varejofacil, que possibilita uma auditoria e controle eficiente dos recebíveis.
Neste artigo você irá conferir como realizar o controle de cartões de forma automática, focando seus esforços apenas nos recebíveis.
Requisitos
- Habilitar o controle de cartões no cadastro da Loja
- Cadastrar as Formas de pagamentos (Crédito, Débito, Vale alimentação e etc.)
- Cadastrar as Contas correntes, nas quais serão destinados às receitas de cartões
- Cadastrar Redes Adquirentes (Ex: Cielo, Rede, etc.)
- Cadastrar Bandeiras adicionais
- Cadastrar Taxas de cobranças das operadoras
- Cadastro de Conciliadora
- Contratar serviço com a conciliadora (Ex: Statix, Boa vista, Mooz) Em caso de dúvidas, fale com nosso time comercial.
Revisando os Requisitos
Cadastro de loja
Acesse o módulo Pessoa > Cadastro > Loja.
- Selecione a loja que deseja configurar.
- Clique na aba “Softwares de Terceiros” e marque a opção Controla Cartão.
- Informe a conciliadora e o Token de autenticação que você recebeu no momento da contratação.
- Em seguida, clique em Gravar.
Cadastro de forma de pagamento
Acesse o módulo Financeiro > Cadastro > Forma de pagamento.
Para as formas de pagamento que estão ligadas a conciliação de cartões, revise os itens a seguir:
Cadastro de conta corrente
Acesse o módulo Financeiro > Cadastro > Conta corrente.
Para as contas correntes que estão ligadas a conciliação de cartões, revise os itens a seguir:
Cadastro de Rede Adquirente
Acesse o módulo Financeiro > Gestão de cartões > Rede adquirente. Nessa rotina já estão cadastradas as principais adquirentes do mercado. Caso seja preciso cadastrar redes adicionais, clique em “Incluir”.
Na aba Principal informe os dados cadastrais, aqueles que contém asterisco vermelho são campos obrigatórios.
Em seguida, na aba Complemento, preencha os campos de Código Sitef e aponte as categorias financeiras para os campos Receita, Taxa padrão e Taxa antecipação. Finalize clicando em Gravar.
Cadastro de Bandeiras
Acesse o módulo Financeiro > Gestão de cartões > Bandeira. Nessa rotina já estão cadastradas as principais bandeiras de cartões do mercado. Caso seja preciso cadastrar bandeiras adicionais, clique em “Incluir”.
Informe o Código Sitef e a descrição da bandeira. Caso você não saiba o código Sitef correspondente a bandeira que está sendo cadastrada entre em contato com nosso time de atendimento ao cliente. Os códigos Bin’s são opcionais, esse código é o número de identificação do emissor do cartão.
Clique em Gravar para finalizar o cadastro.
Cadastro de Taxas
Acesse o módulo Financeiro > Gestão de cartões > Taxas.
As taxas correspondem às bandeiras de cada cartão aceito em seu estabelecimento e elas variam de uma rede adquirente para outra, portanto é necessário que você valide essas informações com as redes adquirentes parceiras.
Clique em Incluir para iniciar.
Selecione a bandeira, a modalidade e clique em Adicionar.
Preencha todos os campos do cadastro de taxa, em caso de dúvidas consulte o artigo de cadastro de taxa.
Atenção! Para as modalidades de Débito, Crédito à vista e Voucher não será possível editar os campos de Parcela inicial e final já que não existe intervalo entre as parcelas, pois não existe parcelamento da venda.
Para a modalidade de vendas parceladas informe o intervalo de parcelas e o Prazo em dias do recebimento dos valores, que deverá ser preenchido de acordo com seu contrato com as redes adquirentes.
Ao concluir, clique em Gravar.
Contrato com Conciliadora
Atualmente existem três conciliadoras homologadas, são elas: Statix, Boa Vista e Mooz. Para maiores informações entre em contato com nosso time comercial.
Configuração da Conciliadora
Acesse o módulo Financeiro > Gestão de cartões > Conciliadora.
Nesse cenário é necessário realizar um ‘De - Para’ de redes adquirentes, bandeiras, formas de captura e outros débitos/créditos.
Veja como realizar um apontamento de rede adquirente. Selecione a rede adquirente desejada e clique no botão Editar.
Clique em Selecione para apontar a rede no sistema e em seguida, clique em Atualizar.
Na aba “Forma de captura” você deverá realizar os apontamentos para as capturas POS e TEF.
Na aba “Outros Débitos/Créditos” você irá apontar as categorias financeiras onde deseja alimentar os valores de taxas, tarifas, aluguel de maquinetas, estornos, etc.
Conciliação automática
As vendas realizadas em cartões sejam elas em TEF ou maquinetas POS serão importadas para o sistema e confrontadas com as vendas que subiram diretamente dos caixas. Dessa forma, você irá focar apenas no monitoramento e auditoria dos recebíveis.
Fluxo de integração e conciliação funciona da seguinte forma:1. PDV realiza venda em cartão, estas sobem para o varejofacil.
2. O varejofacil faz uma checagem de todos os pré-requisitos e armazenamento de vendas realizadas no PDV.
3. Quando o serviço de integração com a Conciliadora está ativo, existe a troca de informações com o varejofacil da seguinte forma:
- A transação sobe do PDV para o varejofacil.
- A conciliadora também envia essa mesma transação para o varejofacil, que por sua vez, captou os dados diretamente das operadoras de cartões.
- O varejofacil solicita à conciliadora os registros de Vendas, Pagamentos, Cancelamentos e Outros débitos/créditos do dia anterior.
- O varejofacil irá confrontar as duas informações: Vendas realizadas no PDV X Transações importadas diretamente da Conciliadora.
- O procedimento de conciliação automática é feito diariamente às 12:05h, importando as vendas do dia anterior e confrontando todos os dados.
- Caso exista alguma divergência, será informado nas telas de Importação e de Conciliação.
Monitoramento das transações
O varejofacil importa um lote das vendas em cartões e inclui dentro do controle de cartões um título a receber em aberto com essas vendas. Em seguida, ele recebe os registros de pagamentos, consequentemente os títulos que estavam em aberto, se já constarem como pagos pelas operadoras de cartões, são liquidados automaticamente. O mesmo procedimento ocorre com relação aos cancelamentos e outros débitos/créditos.
Acesse o menu Financeiro > Gestão de cartões > Conciliação e confira a tela de conciliação!
Por meio do painel de acompanhamento de conciliação você confere as transações registradas no varejofacil para cada dia do mês e logo mais abaixo você confere as informações de cada uma das transações, contendo por exemplo: status, rede adquirente, bandeira, modalidade, data de emissão, tipo de captura, NSU, n° de parcelas, valor e etc.- Registros na cor laranja correspondem ao status de pendente de conciliação. Indica que a transação veio de uma venda realizada no PDV via autorização TEF, porém está pendente de conciliação, ou essa transação não consta na operadora de cartões.
- Registros na cor vermelha correspondem ao status de divergência. Indica que o varejofacil encontrou alguma divergência de cadastro, que podem ser de Bandeira, Taxa, Rede adquirente, Conta corrente ou Forma de pagamento, diferentes das informações registradas na conciliadora.
- Registros na cor verde correspondem ao status de conciliado. Indica que a transação está conciliada sem nenhuma divergência.
- Registros na cor cinza correspondem ao status de cancelamento. Indica que a transação foi cancelada, por exemplo: cancelado por estorno TEF.
Por meio do botão Inconsistências é possível corrigir inconsistências de transações com: bandeira não cadastrada, rede adquirente não cadastrada e outros.
Através do botão Histórico é possível conferir se houve alguma falha de importação dos dados da Conciliadora de cartões.
Os dados são processados por “tipo de transação”, como por exemplo: Vendas, Cancelamentos, Pagamentos e Lançamentos.
Por meio dessa tela, é possível exibir os erros e reprocessar pacotes de transações. Confira!
Relatório de Cartões
Acesse o menu Financeiro > Relatórios > Controle de cartões.
Selecione um período inicial e final com base nas datas de emissão, vencimento ou pagamento. Depois utilize conforme a sua necessidade os demais filtros da rotina e clique em Imprimir para finalizar.
Visualização do relatório
Informações Adicionais
Em Financeiro > Gestão de cartões > Conciliação é possível visualizar vendas finalizadas em cartão POS nas quais forem informados os dados de NSU e Código Autorização.
Na tela de conciliação também é possível visualizar as vendas finalizadas em PIX via TEF.
Para que esse recurso funcione corretamente, é preciso se atentar ao seguinte detalhe:
- Deverá ser cadastrada uma bandeira como PIX e marcada a flag “bandeira pix”.
- No cadastro da finalizadora no SysPDV Server, deve ser marcado a espécie: "Pagamento Instantâneo PIX".
Conclusão
A conciliação automática de cartões no varejofacil é uma poderosa ferramenta para controle financeiro do seu negócio. Agora que você já sabe como monitorar seus recebíveis de cartões e PIX, faça esse controle diariamente!