Introdução
A rotina de Distribuição NF-e oferece a visualização dos status das notas fiscais eletrônicas, aproveitando a disponibilidade da Sefaz que transmite as XMLs das emissões de forma online. Essa abordagem agiliza a importação das notas e a entrada de mercadorias, proporcionando segurança e praticidade.
Pré-requisitos
Para o funcionamento adequado da rotina de distribuição NF-e, é essencial configurar e verificar os seguintes requisitos:
Cadastro Próprio:
O cadastro principal deve ter os campos obrigatórios preenchidos corretamente, especialmente o CNPJ, que deve coincidir com o CNPJ associado ao certificado digital.
Certificado Digital:
O certificado digital serve como a assinatura da empresa para a autorização junto à SEFAZ, sendo necessário associá-lo no cadastro próprio, na aba Configuração NFC-e/CF-e SAT. O CNPJ do certificado deve corresponder ao informado no cadastro principal.
Serviço SysPDVService:
Após configurar o cadastro próprio e instalar o certificado, é crucial verificar o serviço que conecta o SysPDV à SEFAZ. O serviço SysPDVService é criado automaticamente durante a instalação do sistema.
Na barra de pesquisa busque a palavra serviços.
Na tela de serviços, localize na listagem o SysPDVService. Verifique se está iniciado, caso não, clique em iniciar o serviço.
Se não estiver instalado, realize a instalação manualmente na pasta C:\SysPDV\Servico, executando o aplicativo SysPDVService.exe.
Conhecendo a rotina
Acesse a rotina em Estoque > Nota fiscal > Entrada > Distribuição NF-e. Na tela da rotina de distribuição NF-e, é possível buscar notas específicas pela chave ou por um período de datas. Após isso, clique em 'Listar-F2'. As notas fiscais são listadas.
Status
Na rotina de monitoramento, os documentos são categorizados em três status para simplificar a entrada das notas:
Notas com XML baixado:
Quando a rotina de distribuição se comunica com a SEFAZ, ela realiza automaticamente o manifesto e o download do XML da nota fiscal. Se esse processo ocorrer sem problemas, a nota ficará marcada em verde.
Notas com XML ainda não baixado:
Se, ao se comunicar com a SEFAZ, a nota fiscal for encontrada, mas houver algum erro, ela será listada em amarelo para indicar que o XML ainda não foi baixado.
Nota cancelada:
Notas que foram emitidas para a empresa, mas foram posteriormente canceladas, são destacadas em vermelho. Nesse caso, o XML também não é baixado. Você tem a opção de remover essas notas da listagem após visualizá-las.
Descartando uma nota cancelada
Uma nota cancelada pelo emissor não é possível efetuar sua entrada e caso queira retirar da listagem é bem simples. Lembre-se de que descartar a nota da listagem não a exclui da SEFAZ, ela continuará existindo lá.
Clique na nota emitida com status vermelho, depois em descartar ou pressione F6.
Entrada da Nota
Para notas com XML baixado, clique sobre a nota, selecione e pressione Entrada-F4.
Certifique-se de que o fornecedor, produto, operação e CFOP estejam corretamente cadastrados. Se estiverem, clique em Validar - F11.
Para prosseguir, clique em Gerar Nota - F9. Na tela seguinte, preencha a operação que será utilizada para a entrada dessa nota e clique em "OK" para confirmar.
Nessa tela, também é possível informar o valor de DAE (Documento de Arrecadação Estadual) para que o sistema faça o devido rateio na nota.
Na tela seguinte, o sistema carrega todos os dados da nota fiscal, como número do documento, chave, valores e itens da nota. Confira!
Após confirmar os dados, clique no botão Gravar - F9. O sistema irá perguntar sobre a inclusão de conhecimento de frete, mas você só precisa confirmar se a mercadoria tem conhecimento de frete, caso contrário, basta clicar no botão "Não" para prosseguir.
Em seguida, o sistema pergunta se você deseja imprimir o romaneio da nota. Clicando em "Sim", será aberto o romaneio no formato PDF para que seja salvo ou impresso.
Posteriormente, o sistema pergunta se você deseja alterar o preço dos produtos dessa nota.
Clicando em "Sim", você efetua a alteração de preço de acordo com os valores de custo da nota fiscal. Clicando em "Não", você finaliza a entrada da nota e poderá alterar os preços em outro momento.
Confira a tela de alteração de preço e observe que o sistema retorna para você uma sugestão de preço de venda com base nos custos, margem ou markup. Caso não queira acatar a sugestão, você também pode inserir os valores desejados na coluna "Novo".
Conclusão
Em conclusão, a eficiência na rotina de Distribuição NF-e é fundamental para a gestão tributária e o controle preciso das operações comerciais. Ao atender aos requisitos essenciais, como o correto cadastro próprio, configuração do certificado digital e verificação do serviço SysPDVService, a empresa garante uma integração fluida com a SEFAZ, otimizando a entrada de notas fiscais. A categorização eficiente das notas por status simplifica o processo, enquanto a validação e geração da nota, após verificar o fornecedor, produto, operação e CFOP, proporcionam um fluxo operacional seguro e ágil.