Contas a pagar são basicamente as obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores, e que mensalmente saem da sua empresa, seja de maneira fixa ou variável.

A empresa, por sua vez, tem a obrigatoriedade de quitar seus débitos, sejam estes com fornecedores, colaboradores ou tributos. As contas a pagar, quando não administradas corretamente, podem acabar se acumulando, o que acarreta dívidas e acaba trazendo sérios problemas financeiros.

Pré-requisitos

Cadastro de Plano de Contas

Deverá ter um plano de contas da categoria Débito. Exemplo para a conta de energia elétrica da empresa: 

2. Saídas

2.01. saídas administrativas

2.01.002.Energia elétrica

Cadastro de Agente

É preciso ter um agente financeiro cadastrado para se associar ao cadastro da conta a pagar. Exemplo: Banco Itaú. 

Cadastro de Fornecedor

A conta a pagar precisa ser associada a um fornecedor. Exemplo: Enel, Cagece ou Embratel.

Cadastro de Tipo de documento

Para adicionar um tipo de documento, acesse o menu Financeiro > Tipo de documento e clique no botão Incluir-F5. Será incluído um código automaticamente e depois, é preciso informar a descrição. Exemplo: Boleto, Carteira e etc.

Cadastro de Conta corrente (Para uso na liquidação)

Para realizar a liquidação da conta é necessário ter uma conta corrente cadastrada, pode ser caixa ou bancária. 

Cadastro de Operação (Uso na geração de financeiro na entrada de NFe)

Para gerar o financeiro das compras de mercadoria é necessário a operação do tipo entrada e a geração do financeiro em aberto. 

Gerar contas a pagar

Ao gravar o conhecimento de frete ou a nota fiscal de compra usando a operação que gera financeiro em aberto, o sistema irá perguntar se deseja Gerar o financeiro da nota fiscal. Confirme com o botão Sim.

Em seguida, será exibida a tela de Geração de contas para ser preenchida.

• Plano Contas - Informe o plano de contas cadastrado que será vinculado às entradas de mercadorias ou frete. Caso não saiba o código reduzido da conta,   clique sobre o campo, depois no botão Localizar-F2, busque pelo código ou descrição do plano e ao localizar, clique duas vezes  sobre o plano.
• Agente - Informe o agente que será utilizado para o pagamento do documento.
• T.Doc - Associe o tipo de documento que está sendo cadastrado. Exemplo Boleto.
• Parcelas - Informe o número de parcelas.
• Prz(Dias) - Diga o prazo em dias para o vencimento do documento.
• Data Documento - Será a data de emissão do documento.
• Primeiro Pgt. - Baseado no prazo informado e a data do documento, o sistema irá calcular a data do primeiro pagamento.
• Juros(%)  e Multa(%) - Caso no documento tenha informado o percentual de juros por atraso informe para que caso o pagamento não seja efetuado na data o sistema irá calcular o valor a ser pago incluindo os juros e multa.

Contas a pagar manual

No sistema é possível cadastrar um contas a pagar manualmente para controle do seu financeiro e para se ter precisão dos pagamentos a serem efetuadas no período.

Acesse o menu Financeiro >Contas a Pagar > Cadastro. Será exibido a tela de Contas a pagar

Para iniciar clique no botão Incluir-F5 e preencha os dados de acordo com o tipo de conta que irá ser cadastrado. Exemplo: a conta de energia da empresa.

• Código- gerado automaticamente ao incluir a conta a pagar;
• Plano de contas -débito referente a energia elétrica;
• Agente - aquele que será associado ao pagamento da conta;
• Fornecedor- empresa fornecedora do serviço;
• Número do documento( no caso da conta de energia, terá o número da fatura);
• Emissão- também vem descrita na conta a data que foi emitida;
• Vencimento será a data do vencimento da conta;
• Valor é o valor a ser pago;
• Nosso numero costuma vir em boletos, mais pode ser um número que ajude a identificar a conta;
• Juros e multa será o valor ou percentual a ser pago a mais em caso de atraso da conta. 
• Para concluir, basta clicar em Gravar-F9.

Relatório 

Contas a pagar

Visualizando o relatório de contas a receber, acesse o menu Relatório > Financeiro > Contas a pagar.

Depois de realizar os lançamentos das contas a serem pagas, é importante fazer o acompanhamento para o correto planejamento do financeiro da empresa. De acordo com o processo mostrado no início, depois de registrar todas as contas a pagar, é preciso ficar de olho nos vencimentos para que nenhuma delas sejam pagas com juros e multas. Por isso é indispensável fazer uso do Relatório de Contas a Pagar.

O relatório dispõe de vários filtros que vão auxiliar no trabalho de análise e acompanhamento. Vejamos alguns deles:

• Filtros - Agente, Fornecedor, Tipo Doc,Datas de Emissão, Venc., Pagamento.
• Contas - Abertas, Parciais, Liquid, Todas.
• Visualização - Padrão, Gráfico.
• Quebra - Emissão, Venc., Fornec., Liquidação.
• Ordem - Código, Descrição.
• Tipo Gráfico - Barra, Pizza, Linha.

Balancete de Plano de Contas

Para acessar o relatório de Balancete do SysPDV clique em Relatórios > Financeiro > Plano de Contas > Balancete As opções de filtro deste relatório são:

• Nível - Permite filtrar o nível do Plano de Contas que deseja exibir.
• Período - Define o período de lançamento do plano de contas.
• Balancete - São formas de visualização do balancete Sintético que exibe apenas os planos de conta sintético com total contabilizado. Analítico exibe os planos de conta sintético com total contabilizado e seus respectivos analíticos discriminando o valor, a data do tipo (Lançamento, Pagamento, Vencimento e Emissão) e o histórico (Detalhamento). Consolidado informa a data do tipo selecionado e não informa o histórico.
• Tipo - Possibilita exibir apenas plano de contas que foram Lançados, Pagos, Emitidos ou que estão Vencidos de acordo com o período definido.

Liquidação de Contas a Pagar

Acesse o menu Financeiro > Contas a Pagar > Liquidação Pesquise a conta Por 

• Código
• Número Documento
• Nosso número
• Emissão
• Vencimento
• Código Fornecedor
• Nome Fornecedor 

para ser liquidada. Selecione o débito clicando duas vezes sobre ele ou utilize o botão Marca Todos - F11.Em seguida clique em Liquidar-F9. Depois digite o código da conta corrente de origem, ou seja, a conta que foi retirada a quantia para o pagamento. Se houver juros, multas e descontos devem ser declarados nos respectivos campos. Para encerrar a operação clique em Confirmar e Gravar Dados.

Cancelamento de Pagamento

Para realizar esta operação clique em Financeiro > Contas a Pagar > Cadastro Utilize o botão Localizar-F2 para pesquisar a conta liquidada. Em Pagamentos Efetuados serão exibidas informações referente a conta que foi liquidada Clique no botão Excluir Pgtos para excluir o pagamento. Na sequência digite o Código da Conta Corrente que será creditado o valor do estorno Para encerrar confirme a operação.

Esperamos que este conteúdo te ajude!