Introdução

O produto de cadastro é parte fundamental do sistema e precisa ser feito corretamente para que as informações geradas a partir dele possam ser alinhadas com a contabilidade e regras de negócio da empresa. Por meio deste cadastro será possível ter informações que serão usadas em diversas transações de sua loja, passando pelo controle de estoque, processo de venda de uma mercadoria, chegando até a parte fiscal da loja, onde o cadastro de produto influencia na tributação das mercadorias.  

Pré-requisitos

• Cadastro de classificação mercadológica

Responsável pela organização adequada de sua base de produtos, fazendo uma divisão em seção, grupo e subgrupo.  Com esta classificação você obterá relatórios específicos, também facilitará as alterações no lote dos cadastros e a alteração dos preços de venda.

• Cadastro de unidades 

Responsável pela unidade de medida de compra e venda do produto. O sistema já possui as principais unidades cadastradas. Essa informação é importante para as especificações do produto na compra e na venda de forma correta, ajudando no design do custo e no preço de venda de acordo com a embalagem.

• Cadastro de tributação 

Responsável pelas definições das regras fiscais (Estadual) do produto. Cada cadastro deve estar associado a uma tributação específica de acordo com o tipo de mercadoria,  conforme orientações de sua contabilidade e de acordo com o regime federal de sua empresa.  Ela é muito importante para a formação de preços dos produtos e para o cálculo de impostos da empresa.

• Cadastro de impostos federais

Responsável pela definição das regras fiscais (Federais) do produto.  Estes dados devem ser vinculados ao produto, conforme orientações de sua contabilidade e de acordo com o regime federal de sua empresa. OBS: Caso sua empresa participe do regime Simples nacional, essa informação não será obrigatória. 

• NCM e CEST

O  NCM  é o responsável por determinar os tributos envolvidos nas operações de comércio exterior e de saída de produtos industrializados e o  CEST  é responsável por identificar e uniformizar mercadorias e bens sujeitos ao regime de substituição tributária, assim como a antecipação de recolhimento do imposto referente às operações subsequentes. 

Dica importante:  É obrigatório que o produto esteja associado ao NCM correto, pois ele determina a classificação do produto e é obrigado na venda e nos arquivos fiscais. A NCM de cada produto deve ser informada conforme as orientações de sua contabilidade.

• Cadastro de fornecedor 

Associar o produto ao fornecedor, informando a embalagem de compra e a referência, facilitar a entrada de notas no sistema, auxiliar na geração de relatórios, análises de compra, venda e lucro por fornecedor e auxiliar na realização de melhores negociações e ações na sua empresa.

Conhecendo a rotina

Acesse a rotina  Cadastro > Produto > Produto 

Tela inicial da rotina

1. Pesquisa : é possível utilizar os filtros para localizar um produto específico, por exemplo: pesquisar por, direcionado a ser utilizado e dado.
2. Planilha-F11:  botão utilizado para acessar a planilha de cálculo de preço.
3. Incluir-F5 : botão utilizado para cadastrar novos produtos.
4. Alterar-F7 : botão utilizado para editar cadastros já existentes.
5. Excluir-F4 : botão utilizado para excluir cadastros já existentes, desde que esse produto não tenha nenhum tipo de entrega (entrada de mercadorias, saída de mercadorias, inventários e etc).
6. Sair-F8 : botão utilizado para sair da rotina.
7. Registros : neste agrupamento são retornados a todos os produtos cadastrados ou os produtos de acordo com os filtros aplicados. 

Realizando o cadastro

Acesse a rotina  Cadastro >  Produto > Produto  e clique em  Incluir-F5 .

Confirme a inclusão do produto, clicando no botão Sim.

O cadastro de produtos é dividido em  abas , cada uma delas tem sua importância e campos relacionados ao seu título. A seguir, confira os detalhes e campos mais importantes de cada aba.

Aba Principal

Os campos desta aba definem como características de identificação do produto. 

Aba Preço

O preço é uma característica muito comum para o produto, mas dependendo da situação do produto pode não ter apenas 1 preço. As variações de preço abordaremos em um outro momento, mas convém informar que o cadastro de produtos dispõe de até 3 tabelas de preço, sendo estas cadastradas de forma independente pela loja.

• Tabela 1 :  aqui, determinamos o preço de venda do produto, preço de oferta e a margem.  É importante ter atenção no campo de oferta, pois caso informe um valor de oferta nessa tela, ele ficará ativo até que seja zerado manualmente. O ideal seria usar uma rotina de alteração de  preço > preço programado , pois você irá definir o período da oferta, desta forma, o sistema encerrará a oferta no dia determinado e assumirá o preço de venda. A margem será o percentual de margem de lucro que você aplicará no produto. É importante que você forneça essa informação para que o sistema possa te fazer sugestões de preço.

• Tabela 2 e 3 :  para ativar as tabelas 2 e 3, é necessário realizar uma alteração no menu  Sistema > Parâmetro> Syspdv-PDV , na aba Principal, parâmetro 11 (Forma do sistema trabalhar com tabela de preço). Por padrão, o sistema vem com uma única tabela de preço, você pode alterar para trabalhar com mais de uma. 

Com as tabelas ativas, você determina um valor de venda diferente da tabela 1 e esse preço só será acionado se o produto atingir uma quantidade mínima de unidades. Exemplo de garrafa de água 500ml

No exemplo acima, o preço principal (Tabela 1) é R$ 1,99, da tabela 2 é R$ 1,95, e será ativado a partir de 20 unidades do produto. Da mesma forma, a tabela 3 será a partir de 30 unidades, assumindo o valor de R$ 1,92.

• Permitir Desconto : marcando essa bandeira, o sistema permitirá que seja aplicado desconto em nenhum item durante uma venda, no campo seguinte podemos definir o percentual máximo de desconto permitido para esse item. 

Aba impostos

Com base nas orientações contábeis você irá sugerir a classificação fiscal de mercadorias, tanto impostos para estaduais quanto para impostos federais. 

• Tabela A :  consulte a Tabela A do CST do ICMS. Varia conforme a origem do Produto e por padrão, o sistema atribuído a tabela 0 - Nacional. Para as abordagens de produtos com percentual de importação ou estrangeiro, consulte a contabilidade.

• Tributação :  a tributação do produto deverá ser verificada com o contador, baseando-se também na tabela B do CST do ICMS. No sistema, usamos uma sigla e dois dígitos numéricos para representá-los: F-Fonte, T-Tributado, I-Isento, N-Não tributado. Exemplo F00.

• Impostos Federais PIS e COFINS : o PIS e COFINS também deverão ser instruídos pelo contador e, após o imposto ser cadastrado no sistema, ele será exibido na lista para ser escolhido.

• Natureza:  a natureza só será necessária para produtos de PIS e COFINS com CST entre 04 e 09. De acordo com o CST informado no sistema, só serão listados os códigos de natureza compatíveis com ele e, assim como os impostos anteriores, os dados serão necessários ser informado pela contabilidade.

• Gênero :  o gênero no sistema são os dois primeiros dígitos do NCM. Em uma garrafa de água 500ml, por exemplo, o NCM é 22011000 . Logo, o gênero será 22.

• NCM  são os oito dígitos completos da nomenclatura comum do Mercosul. O ideal é que seja confirmado com o contador, pois essa tabela é atualizada de 3 em 3 meses, podendo ocorrer erros fiscais com o uso de uma NCM inválida ou descontinuada.

• CEST :  Essa informação está vinculada ao código do NCM do produto, caso possua CEST para esse NCM o sistema listará as opções para escolha. Antes de tudo, procure o seu contador para validar as informações. 

• Fabricação (IPPT) - própria / de terceiros:  nesse campo, é preciso determinar se o produto foi adquirido de terceiros ou se foi de fabricação própria.

• Finalidade do produto:  esta informação será utilizada como filtro na geração de inventários e arquivos fiscais da sua empresa, ela é muito importante pois determina os itens que serão contabilizados fiscalmente na sua empresa. Por exemplo, se algum produto estiver sem essa informação e você fizer a abertura do inventário, ele não estará na listagem nem será enviado para o arquivo fiscal da empresa. 

Aba Fornecedor

Esta aba permite relacionar o cadastro do produto com o cadastro do fornecedor. Este vínculo garante que durante a entrada da nota fiscal o sistema consiga relacionar os produtos corretamente, por meio dos códigos de referência presentes no documento fiscal (NF entrada).

 

• Fornecedor :  aqui deverá ser informado o código do fornecedor que comercializa a mercadoria. Caso não saiba o código, basta clicar no campo e depois no botão  Localizar-F2  para buscar pela descrição.

• Unidade :  deve ser escolhida a unidade de medida a qual a mercadoria é comprada desse fornecedor.

• Itens. emb :  informe aqui a quantidade de itens que vem na embalagem da compra da mercadoria. Exemplo: unidade DZ (Dúzia), Itens emb. 12 unidades.

• Referência :  neste campo, deverá ser digitada uma referência do fornecedor da mesma forma que está descrita na nota fiscal de compra incluindo, zeros, pontos, hífens e etc.

• Nível do produto:  cada um poderá ter mais de um fornecedor associado, porém deverá possuir um fornecedor principal e os demais secundários. Essa informação será útil para filtros de relatórios.

Aba Informações

A aba informações contém parâmetros gerais que alteram desde a forma que será o estoque até se este deve ou não contratar descontos na venda. Esta aba não possui campos obrigatórios, mas existem muitos campos importantes.

Opções:

• Controle de estoque , nele define se a operação de entrada ou saída deve alterar o saldo de estoque da mercadoria.

•  Fora de linha , define que a mercadoria não será mais comercializada, sendo eliminada da exibição no PDV.

•  Preço variável,  defina se o produto possui preço variável, com isso no momento em que o produto for registrado no PDV, seu preço poderá ser alterado.

•  Composição:  defina se o produto tem algum tipo de composição

•  Normal -  Produtos que não são compostos de outros, mas que podem ser compostos (fazer parte da composição de outros).

•  Composto -   Produto que é composto de outros produtos. Por exemplo: o sanduíche  misto  é composto de  pão + queijo + presunto  que são normais.

•  Kit -  Acontece quando um produto faz parte de um grupo de produtos que serão vendidos juntos. Um bom exemplo é o kit de dia dos namorados, que traz caixa de bombons, urso de pelúcia e champanhe como itens. 

•  Envia p/ balança:  para que os produtos sejam exportados para a balança, este campo deverá estar marcado.

Comissão de pagamento:  esse campo determina se o produto pagará comissão na hora que for vendido. Lembrando que só será pago a comissão se o vendedor estiver identificado e configurado para receber comissão. Caso o percentual de comissão esteja vazio no cadastro de produtos, o sistema irá agregar o percentual do cadastro do funcionário vendedor.

Prazo de Validade:  Esta opção é destinada a informar o prazo de validade dos produtos a serem calculados e  impressos na etiqueta do produto na balança. ( Necessário marcar a opção : Envia p/ balança: )

Valores de referência -  Essas informações são importantes para a geração do arquivo da nota fiscal e para impressão dos valores de referência do produto na etiqueta de gôndola.

Unidade tributária  - Será a unidade de medida do código EAN tributado.

EAN tributado -  Normalmente é o EAN da menor embalagem de venda do produto. No cadastro de uma cerveja, por exemplo, foi adicionado o EAN da unidade com fator 1, e o EAN do fardo com fator 12, o EAN tributado será da unidade com 1, pois é a menor embalagem de venda.

Quantidade tributária -  A quantidade de unidades da embalagem da unidade de medida. Exemplo: ONU com 1, DZ com 12.

Unidade referencial -  Será a unidade de referência para impressão na etiqueta de gôndola. No caso de uma garrafa de água com 500ml, a unidade referencial será L (litro).

Medida/qtde referencial -  É a quantidade da unidade referencial. Continuando no exemplo da garrafa de água de 500ml, a quantidade referencial será 1, de 1L (Litro). 

Aba Extra

Estas informações de características e aplicações do produto serão utilizadas principalmente em empresas que trabalham com uma grande variedade de produtos semelhantes, como no caso de lojas de autopeças. Através das características e da aplicação é possível listar produtos com informações semelhantes para o cliente. 

Guia Características:  Relaciona as características relacionadas a este produto, anteriormente cadastradas em  Cadastro > Produto > Característica . Detalha o que está presente no produto, especificando a finalidade deste. 

Guia Aplicações:  Relaciona as possíveis aplicações do produto, anteriormente cadastradas em  Cadastro > Produto > Aplicações . Lista as restrições de uso do produto.

Aba Receita

A aba receita serve para o cadastro da receita do produto, contendo os componentes deste, para serem impressas na etiqueta de balança. Objetiva informar ao cliente a composição do produto. Indicado para produções próprias.

Aba Mix Fiscal

A aba Mix Fiscal é destinada aos clientes que possuem contratos com uma empresa de consultoria tributária que mantém em tempo real a correta classificação fiscal dos produtos no SysPDV, monitorando diariamente o cadastro dos itens, analisando dados inconsistentes e enviando sugestões tributárias. 

Dica:

Em produtos em que muitos campos possuem dados comuns, é possível aproveitar essa semelhança. Ao clicar em  incluir-F5 , tecla  Insert  e escolher o produto que copiará os dados de cadastro. Ao copiar, altere os dados que desejar e grave em  gravar-F9 . OBS: O fornecedor não é atribuído no Encarte.

Conclusão

Pronto, agora que você já conhece como realizar o cadastro de produtos, que tal aproveitar e aplicar esses aprendizados no seu dia a dia?